Projektikoordinaattori – käännösasiakkaiden hellä huolenpitäjä ja kääntäjien avulias organisoija

Kun otat yhteyttä käännöstoimistoon erilaisten käännöspulmien tiimoilta, sinua on vastassa ystävällinen projektikoordinaattori, joka esittää heti alkuun liudan tarkentavia kysymyksiä projektiin liittyen.

Mille kielille teksti käännetään? Tarvitseeko käännös auktorisoidun kääntäjän vahvistuksen? Millainen aikataulutoive käännöksellä on? Missä käännös julkaistaan? Kenelle käännös on tarkoitettu? Onko käännettävää materiaalia saatavilla muokattavassa muodossa? Käännetäänkö dokumentista aivan kaikki, vai osia siitä? Käytetäänkö amerikan-, vai brittienglannin varianttia, Brasilian portugalia vai Portugalin portugalia? Onko yrityksellä käytössä jotain omaa termistöä, jota tekstissä tulisi käyttää? Löytyykö yritykseltä rinnakkaismateriaalia käännöstyön tueksi?

Projektikoordinaattori ei toki kiusaa asiakasta turhaan, vaan pyrkii saamaan mahdollisimman tarkan kokonaiskuvan käännöstarpeesta. Materiaali luetaan läpi ja kaikki projektista heräävät kysymykset pyritään esittämään jo ennakkoon, jotta sekä asiakkaalla, että kääntäjällä olisi yhtenäinen mielikuva käännösprojektin toteutuksesta. Haastetta tulee lisää, jos projekti sisältää ison tekstikokonaisuuden monelle eri kielelle käännettäväksi ja sitä varten tarvitaan useammasta tekijästä koostuva kääntäjätiimi. Projektikoordinaattorin tehtävä on pitää kokonaisuus kasassa ja toimia asiakkaan ja kääntäjän/kääntäjien välisenä siltana. Toisinaan osapuolet voivat olla hyvinkin eri mieltä projektin osa-alueista, mikä johtuu usein siitä, että juuri nämä projektin alussa sovittavat raamit ovat jääneet epäselviksi.

Mitä kaikkea projektikoordinaattori tekee?

Lyhykäisyydessään projektikoordinaattorin tehtävään kuuluu:

  • Tarjousten ja aikatauluarvioiden laatiminen asiakkaille.
    • Hintaan vaikuttaa moni asia: kielipari, tekstin vaikeustaso, käännösmuistiohjelman analyysi, käännöksen kiireellisyys, vaadittavan DTP-työn (eli tekstin asetteluiden muokkauksen) osuus jne.
    • Aikataulua voidaan arvioida ainoastaan silloin, jos käännettävä materiaali on toimitettu nähtäväksi. Lisäksi tulee huomioida, että kääntäjillä voi olla muita töitä kesken tai jonossa, eikä käännöstyötä välttämättä pääse aloittamaan heti työn vastaanottamisen jälkeen.
  • Asiakassuhteen ylläpito.
    • Kun asiakkaan kanssa tehdään yhteistyötä vuodesta toiseen, projektikoordinaattori oppii tuntemaan asiakasyrityksen toiminta- ja viestintätavat ja osaa huomioida asiakaskohtaiset käännöstarpeet.
    • Asiakasta pidetään kartalla projektin etenemisestä ja kysytään tarvittaessa kääntäjän pyytämiä lisätietoja.
  • Töiden delegointi kääntäjille.
    • Käännöstyön vaikeustasosta ja tekstin erikoisalasta riippuen projektikoordinaattori osoittaa työn aina ensisijaisesti siihen sopivimmalle tekijälle.
    • Joskus asiakkaalla on kova kiire ja tekijä tulee löytää nopeasti, joten työhön varataan kaikista ripeimmin siihen tarttuva kääntäjä.
  • Tiedostojen konvertointi käännettävään muotoon.
    • Monesti esim. Excel- tai Word-tiedostosta PDF-muotoon tallennetut dokumentit on helppo konvertoida takaisin muokattavaan muotoon. Välillä lähtöteksti on kuitenkin skannattu tai jopa puhelimella otettu kuva, josta mikään konvertointiohjelma ei saa lukukelpoista dokumenttia käännöstyötä varten.
    • Myös isot käyttöohjeet tai visuaalisesti näyttävät PowerPoint-esitykset voivat sisältää kaavioita tai kuvatiedostoja, joissa teksti on kiinteänä osana. Tällöin asiakkaan kanssa on sovittava, käännetäänkö kuvista löytyvät tekstit esim. erilliseen Wordiin, vai tuleeko ne sisällyttää samaan dokumenttiin esim. tekstilaatikoiden avulla. Jälkimmäisessä tapauksessa projektikoordinaattori neuvottelee yhteistyöstä vielä kääntäjän kanssa.
  • Viitemateriaalin kokoaminen.
    • Kääntäjälle kootaan ja lähetetään mahdollisuuksien mukaan alakohtainen käännösmuisti, asiakkaan käyttämää alakohtaista termistöä, rinnakkaistekstejä, havainnollistavia kuvia yms. käännösprojektissa hyödyllistä aineistoa.

Mitä projektikoordinaattorilta vaaditaan?

Projektikoordinaattorin on pystyttävä hallitsemaan montaa asiaa yhtä aikaa, hahmotettava prosessien eri vaiheita ja kyettävä priorisoimaan päällekkäisiä työtehtäviä. Yhden työpäivän aikana projektikoordinaattori lähettää kymmeniä sähköposteja asiakkaan ja kääntäjien kanssa, joten hänellä on oltava hyvät organisointitaidot ja selkeä ulosanti etenkin kirjallisesti. Käännöskoordinaattorin on ajateltava asiakaslähtöisesti ja huomioitava asiakkaan tarpeet, mutta hänen on ymmärrettävä ammattimaista käännösprosessia ja tunnistettava kaikki siihen vaikuttavat tekijät. Projektikoordinaattori tekee tiivistä yhteistyötä sellaisten tekstintuottajien kanssa, jotka tekevät luovaa asiantuntijatyötä ja ajattelevat viime kädessä tekstin loppukäyttäjää eli lukijaa. Hän toimii välikätenä, joka välillä opastaa ja neuvoo asiakasta ja toisaalta ohjaa kääntäjää asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Kaikkein tärkeintä on, että projektikoordinaattori nauttii työstään – sillä parhaat kääntäjät ja asiakkaat saavat ne, joiden kanssa yhteistyö sujuu ja yhteydenpito tuntuu siltä, kuin viestisi omien kollegojen kanssa.

Kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntijana Konjunktuurilla

Tiedätkö sen tunteen, kun lähdet päivän päätteeksi töistä vatsalihakset kipeinä ja ripsarit pitkin poskia, koska olet nauranut työpäivän aikana niin paljon? Minä onnekseni tiedän, koska sellaista meillä täällä Konjunktuurilla on.  

Uusi työpaikka on monellakin tapaa jännittävä juttu ja ehkä kaikista jännittävintä siellä ovat uudet ihmiset. Miten tulen juttuun kaikkien kanssa, voinko olla oma itseni, millaista huumoria sopii viljellä vai onko parempi pysyä ihan vaan tiukalla asialinjalla? 

Oma huumorintajuni on hieman kieroon kasvanut musta vänkyrä. Se ei ole yhteensopiva ihan kaikkien työyhteisöjen kanssa ja aina uuteen työpaikkaan mennessä hieman jännittääkin, että löytyykö sieltä samanlaista läppää ymmärtäviä työkavereita. Onnekseni konjulaiset ovat olleet kanssani huumoriyhteensopivia.  

Huumori on mielestäni työpaikalla tärkeää, mutta niin on myös se, että hommat hoituvat. On ilo työskennellä porukassa, jossa kaikilla on reipas tekemisen meininki ja tarvittaessa hihat kääritään toimitusjohtajaa myöten. 

Kaikkein kiitollisin olen kuitenkin siitä hyvästä perehdytyksestä, jonka olen työkavereiltani Sannalta ja Tarjalta työhöni saanut. Ei ole heitetty pää edellä kylmään veteen yksin ja kehotettu pärjäilemään. Päinvastoin on pidetty huolta, ettei tekemistä tule liikaa ja että saan opetella asian kerrallaan, vaikka olisi vähän kiirekin. 

Aloitin siis kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntijana Konjunktuurilla tammikuussa ja yhteistä taivalta meillä on kohta takana puoli vuotta. 

Kansainvälisen liikkuvuuden työtehtävät ovat haastavia, mutta äärettömän mielenkiintoisia. Voin joka aamu töihin lähtiessä olla varma, ettei työpäivästä tule samanlainen kuin eilen.  

Kaikenlaisten todistusten ja sertifikaattien hakeminen, sekä virastojen kapulakielen tulkinta voivat olla monelle turhauttavaa puuhaa, mutta minulle juuri tietojen kaivelu ja salapoliisityö ovat tämän työn suolaa. Usein tuntuukin, että tärkeimmät työkaluni ovat pitkä pinna ja Google. 
Eri maiden käytännöt esimerkiksi maahantulobyrokratian suhteen vaihtelevat paljon ja myös Suomeen saapumisessa on ihan omat kommervenkkinsä, tulit sitten lyhyelle työmatkalle tai pidemmäksi aikaa. Lisäksi yritysten tulee nykyään enenevässä määrin miettiä ulkomailta saapuvien työntekijöidensä asettumista Suomeen. 

Ei siis ihme, että kansainvälinen liikkuvuus ja relokaatio tuottavat yrityksille kovasti päänvaivaa. Onneksi on myös meitä, jotka mielellämme näissä asioissa autamme. 

– Sirpa Virtanen, kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntija

Lue lisää kansainvälisen liikkuvuuden palveluistamme täältä.