Projektikoordinaattori – käännösasiakkaiden hellä huolenpitäjä ja kääntäjien avulias organisoija

Kun otat yhteyttä käännöstoimistoon erilaisten käännöspulmien tiimoilta, sinua on vastassa ystävällinen projektikoordinaattori, joka esittää heti alkuun liudan tarkentavia kysymyksiä projektiin liittyen.

Mille kielille teksti käännetään? Tarvitseeko käännös auktorisoidun kääntäjän vahvistuksen? Millainen aikataulutoive käännöksellä on? Missä käännös julkaistaan? Kenelle käännös on tarkoitettu? Onko käännettävää materiaalia saatavilla muokattavassa muodossa? Käännetäänkö dokumentista aivan kaikki, vai osia siitä? Käytetäänkö amerikan-, vai brittienglannin varianttia, Brasilian portugalia vai Portugalin portugalia? Onko yrityksellä käytössä jotain omaa termistöä, jota tekstissä tulisi käyttää? Löytyykö yritykseltä rinnakkaismateriaalia käännöstyön tueksi?

Projektikoordinaattori ei toki kiusaa asiakasta turhaan, vaan pyrkii saamaan mahdollisimman tarkan kokonaiskuvan käännöstarpeesta. Materiaali luetaan läpi ja kaikki projektista heräävät kysymykset pyritään esittämään jo ennakkoon, jotta sekä asiakkaalla, että kääntäjällä olisi yhtenäinen mielikuva käännösprojektin toteutuksesta. Haastetta tulee lisää, jos projekti sisältää ison tekstikokonaisuuden monelle eri kielelle käännettäväksi ja sitä varten tarvitaan useammasta tekijästä koostuva kääntäjätiimi. Projektikoordinaattorin tehtävä on pitää kokonaisuus kasassa ja toimia asiakkaan ja kääntäjän/kääntäjien välisenä siltana. Toisinaan osapuolet voivat olla hyvinkin eri mieltä projektin osa-alueista, mikä johtuu usein siitä, että juuri nämä projektin alussa sovittavat raamit ovat jääneet epäselviksi.

Mitä kaikkea projektikoordinaattori tekee?

Lyhykäisyydessään projektikoordinaattorin tehtävään kuuluu:

  • Tarjousten ja aikatauluarvioiden laatiminen asiakkaille.
    • Hintaan vaikuttaa moni asia: kielipari, tekstin vaikeustaso, käännösmuistiohjelman analyysi, käännöksen kiireellisyys, vaadittavan DTP-työn (eli tekstin asetteluiden muokkauksen) osuus jne.
    • Aikataulua voidaan arvioida ainoastaan silloin, jos käännettävä materiaali on toimitettu nähtäväksi. Lisäksi tulee huomioida, että kääntäjillä voi olla muita töitä kesken tai jonossa, eikä käännöstyötä välttämättä pääse aloittamaan heti työn vastaanottamisen jälkeen.
  • Asiakassuhteen ylläpito.
    • Kun asiakkaan kanssa tehdään yhteistyötä vuodesta toiseen, projektikoordinaattori oppii tuntemaan asiakasyrityksen toiminta- ja viestintätavat ja osaa huomioida asiakaskohtaiset käännöstarpeet.
    • Asiakasta pidetään kartalla projektin etenemisestä ja kysytään tarvittaessa kääntäjän pyytämiä lisätietoja.
  • Töiden delegointi kääntäjille.
    • Käännöstyön vaikeustasosta ja tekstin erikoisalasta riippuen projektikoordinaattori osoittaa työn aina ensisijaisesti siihen sopivimmalle tekijälle.
    • Joskus asiakkaalla on kova kiire ja tekijä tulee löytää nopeasti, joten työhön varataan kaikista ripeimmin siihen tarttuva kääntäjä.
  • Tiedostojen konvertointi käännettävään muotoon.
    • Monesti esim. Excel- tai Word-tiedostosta PDF-muotoon tallennetut dokumentit on helppo konvertoida takaisin muokattavaan muotoon. Välillä lähtöteksti on kuitenkin skannattu tai jopa puhelimella otettu kuva, josta mikään konvertointiohjelma ei saa lukukelpoista dokumenttia käännöstyötä varten.
    • Myös isot käyttöohjeet tai visuaalisesti näyttävät PowerPoint-esitykset voivat sisältää kaavioita tai kuvatiedostoja, joissa teksti on kiinteänä osana. Tällöin asiakkaan kanssa on sovittava, käännetäänkö kuvista löytyvät tekstit esim. erilliseen Wordiin, vai tuleeko ne sisällyttää samaan dokumenttiin esim. tekstilaatikoiden avulla. Jälkimmäisessä tapauksessa projektikoordinaattori neuvottelee yhteistyöstä vielä kääntäjän kanssa.
  • Viitemateriaalin kokoaminen.
    • Kääntäjälle kootaan ja lähetetään mahdollisuuksien mukaan alakohtainen käännösmuisti, asiakkaan käyttämää alakohtaista termistöä, rinnakkaistekstejä, havainnollistavia kuvia yms. käännösprojektissa hyödyllistä aineistoa.

Mitä projektikoordinaattorilta vaaditaan?

Projektikoordinaattorin on pystyttävä hallitsemaan montaa asiaa yhtä aikaa, hahmotettava prosessien eri vaiheita ja kyettävä priorisoimaan päällekkäisiä työtehtäviä. Yhden työpäivän aikana projektikoordinaattori lähettää kymmeniä sähköposteja asiakkaan ja kääntäjien kanssa, joten hänellä on oltava hyvät organisointitaidot ja selkeä ulosanti etenkin kirjallisesti. Käännöskoordinaattorin on ajateltava asiakaslähtöisesti ja huomioitava asiakkaan tarpeet, mutta hänen on ymmärrettävä ammattimaista käännösprosessia ja tunnistettava kaikki siihen vaikuttavat tekijät. Projektikoordinaattori tekee tiivistä yhteistyötä sellaisten tekstintuottajien kanssa, jotka tekevät luovaa asiantuntijatyötä ja ajattelevat viime kädessä tekstin loppukäyttäjää eli lukijaa. Hän toimii välikätenä, joka välillä opastaa ja neuvoo asiakasta ja toisaalta ohjaa kääntäjää asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Kaikkein tärkeintä on, että projektikoordinaattori nauttii työstään – sillä parhaat kääntäjät ja asiakkaat saavat ne, joiden kanssa yhteistyö sujuu ja yhteydenpito tuntuu siltä, kuin viestisi omien kollegojen kanssa.

Laillisesti pätevät käännökset Konjunktuurista kesälläkin

Konjunktuurin käännöspalvelut eivät lomaile kesähelteilläkään, vaan osaava ja avulias projektitiimimme pitää asiakkaista huolta läpi kesän. Heinäkuun aikana moni yritysasiakas lomailee, mutta saimme käännöstöihin liittyviä yhteydenottoja sen sijaan erityisen paljon yksityishenkilöiltä. Esimerkiksi koulutodistusten käännöstöille on ollut selvästi tarvetta, sillä moni on hakenut kesän aikana opiskelemaan ulkomaille. Kauttamme käännätettiin myös liuta erilaisia viranomaisten vaatimia dokumentteja, joita voivat olla mm. vihki-, isyys-, ja eläketodistus, sukuselvitys, avioehtosopimus, työtodistus ja palkkakuitit, passi, ajokortti, testamentti ja niin edelleen. Tällaisia dokumentteja ei voikaan kääntää kuka vain, vaan viranomainen vaatii yleensä auktorisoidun kääntäjän laatiman käännöksen.

Mikä on laillisesti pätevä käännös?

Auktorisoidun kääntäjän laatima (eli laillisesti vahvistettu) käännös tarkoittaa sitä, että käännösdokumentti on laillisesti yhtä pätevä kuin alkukielinen asiakirja. (Usein puhutaan myös virallisesta tai auktorisoidusta käännöstyöstä.) Sen käännösprosessi eroaa merkittävästi ”tavallisesta” kääntämisestä ja siksi on otettava muutama erityinen seikka huomioon:

  • Laillisesti pätevä käännös tulee tehdä alkuperäisen dokumentin perusteella.
    • Pyydämme asiakkaita toimittamaan lähtötekstin meille nähtäväksi joko postitse tai paikan päälle toimistollemme. Jos tämä ei ole mahdollista, käännöksen nimeämisosaan merkitään, että käännös on tehty skannatun kopion perusteella.
  • Auktorisoitu kääntäjä liittää laillisesti pätevään käännökseen erottamattomasti myös sitä koskevan lähdeasiakirjan.
    • Käännökseen liitettävä lähdeasiakirja voi olla joko alkuperäinen dokumentti tai siitä skannattu kopio.
    • Skannatun kopion tulee olla siisti ja painokelpoinen. Puhelimella otettu kuva lähdeasiakirjasta ei ole yleensä tarpeeksi hyvälaatuinen tähän tarkoitukseen.
  • Vain paperinen versio käännöksestä on laillisesti pätevä.
    • Käännöksestä voidaan toimittaa myös skannattu kappale sähköisesti (esimerkiksi ulkomaisille oppilaitoksille juuri sähköinen versio on yleensä tarpeellinen), mutta käännöksestä toimitetaan aina myös paperinen kappale.

Mitä tehdä, jos käännös tarvitsee auktorisoidun kääntäjän vahvistuksen?

Jos asiakirjasi tarvitsevat auktorisoidun kääntäjän laatiman käännöksen, tarvitsemme ainakin seuraavat ennakkotiedot:

  • Ovatko dokumentit sähköisessä muodossa ja voisitko lähettää ne meille arvioitavaksi?
    • Annamme käännöstyöstä mielellämme tarjouksen ja aikatauluarvion, sillä käännösprosessi on hitaampaa ja monimutkaisempaa kuin ”normaali” käännöstyö.
    • Sähköisen version voi toimittaa meille tietoturvallisesti turvapostina arvioitavaksi.
    • HUOM! Sähköisen version on oltava hyvälaatuinen skannaus!
  • Pystytkö toimittamaan lähdeasiakirjaa meille nähtäväksi?
  • Mikä on käännöksen käyttötarkoitus ja toivottu aikataulu?
  • Mikäli lähtöteksti on esim. venäjäksi/ukrainaksi tms. kyrillisin kirjaimin kirjoitettu, kääntäjä tarvitsee tiedoksi myös nimien kirjoitusasun latinalaisin kirjaimin.
    • Tämä siksi, että nimien translitteroinneissa on usein eroa (esim. vaihtoehtoiset nimien kirjoitusasut Sergei, Sergey, Serguei, Serguey…)

Yhteydenoton jälkeen neuvomme ja ohjeistamme mielellämme lisää.

Lisää tietoa auktorisoidusta kääntämisestä löytyy mm. Suomen kääntäjien ja tulkkien liiton sivuilta.

Kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntijana Konjunktuurilla

Tiedätkö sen tunteen, kun lähdet päivän päätteeksi töistä vatsalihakset kipeinä ja ripsarit pitkin poskia, koska olet nauranut työpäivän aikana niin paljon? Minä onnekseni tiedän, koska sellaista meillä täällä Konjunktuurilla on.  

Uusi työpaikka on monellakin tapaa jännittävä juttu ja ehkä kaikista jännittävintä siellä ovat uudet ihmiset. Miten tulen juttuun kaikkien kanssa, voinko olla oma itseni, millaista huumoria sopii viljellä vai onko parempi pysyä ihan vaan tiukalla asialinjalla? 

Oma huumorintajuni on hieman kieroon kasvanut musta vänkyrä. Se ei ole yhteensopiva ihan kaikkien työyhteisöjen kanssa ja aina uuteen työpaikkaan mennessä hieman jännittääkin, että löytyykö sieltä samanlaista läppää ymmärtäviä työkavereita. Onnekseni konjulaiset ovat olleet kanssani huumoriyhteensopivia.  

Huumori on mielestäni työpaikalla tärkeää, mutta niin on myös se, että hommat hoituvat. On ilo työskennellä porukassa, jossa kaikilla on reipas tekemisen meininki ja tarvittaessa hihat kääritään toimitusjohtajaa myöten. 

Kaikkein kiitollisin olen kuitenkin siitä hyvästä perehdytyksestä, jonka olen työkavereiltani Sannalta ja Tarjalta työhöni saanut. Ei ole heitetty pää edellä kylmään veteen yksin ja kehotettu pärjäilemään. Päinvastoin on pidetty huolta, ettei tekemistä tule liikaa ja että saan opetella asian kerrallaan, vaikka olisi vähän kiirekin. 

Aloitin siis kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntijana Konjunktuurilla tammikuussa ja yhteistä taivalta meillä on kohta takana puoli vuotta. 

Kansainvälisen liikkuvuuden työtehtävät ovat haastavia, mutta äärettömän mielenkiintoisia. Voin joka aamu töihin lähtiessä olla varma, ettei työpäivästä tule samanlainen kuin eilen.  

Kaikenlaisten todistusten ja sertifikaattien hakeminen, sekä virastojen kapulakielen tulkinta voivat olla monelle turhauttavaa puuhaa, mutta minulle juuri tietojen kaivelu ja salapoliisityö ovat tämän työn suolaa. Usein tuntuukin, että tärkeimmät työkaluni ovat pitkä pinna ja Google. 
Eri maiden käytännöt esimerkiksi maahantulobyrokratian suhteen vaihtelevat paljon ja myös Suomeen saapumisessa on ihan omat kommervenkkinsä, tulit sitten lyhyelle työmatkalle tai pidemmäksi aikaa. Lisäksi yritysten tulee nykyään enenevässä määrin miettiä ulkomailta saapuvien työntekijöidensä asettumista Suomeen. 

Ei siis ihme, että kansainvälinen liikkuvuus ja relokaatio tuottavat yrityksille kovasti päänvaivaa. Onneksi on myös meitä, jotka mielellämme näissä asioissa autamme. 

– Sirpa Virtanen, kansainvälisen liikkuvuuden asiantuntija

Lue lisää kansainvälisen liikkuvuuden palveluistamme täältä.

Administer ostaa Konjunktuurin palkka- ja taloushallintopalvelut-liiketoiminnan

Varkautelaisen Konjunktuuri Oy:n palkkapalvelut siirtyvät liiketoimintakaupassa osaksi Administer-konserniin kuuluvan Tilikamut Oy:n palvelutarjoomaa. Liiketoimintakauppa vahvistaa Tilikamujen ja Administer-konsernin toimintaa Savon alueella, kun konserni saa uuden toimipisteen Varkauteen.

Palkkapalvelut tukevat ja vahvistavat erinomaisesti Tilikamujen taloushallintopalveluja. Yhtiön asiakkaat saavat tilitoimistopalvelut ja entistä vahvempaa palkkahallinnon osaamista samasta osoitteesta, ja liiketoimintakaupan myötä siirtyville palkkapalveluasiakkaille voidaan tarjota vastaavasti Tilikamujen kirjanpidon asiantuntemusta. Liiketoimintakaupan yhteydessä viisi Konjunktuurin palkkahallinnon asiantuntijaa siirtyy Tilikamut Oy:n työntekijöiksi.

Tilikamut Oy:llä on ennen liiketoimintakauppaa toimipisteet Pieksämäellä ja Joensuussa, ja yhtiö palvelee erityisesti Pohjois-Karjalan sekä Etelä- ja Pohjois-Savon alueen yrityksiä. Tilikamut liittyi osaksi Administer-konsernia syksyllä 2021. Yhtiön paikallista osaamista ja palvelua tukee laajan konsernin monipuolinen asiantuntemus sekä talous- ja palkkahallinnon palveluissa että prosesseissa ja järjestelmissä.

”Strategiamme keskeinen tavoite on kasvaa sekä orgaanisesti että yritysostoin, ja tämä liiketoimintakauppa on hieno askel eteenpäin sen toteutuksessa. Samalla vahvistamme toimintaamme Savon alueella, jossa näemme merkittävää kasvupotentiaalia. Paikallinen osaaminen ja alueen liiketoimintaympäristön tuntemus ovat Administer-konsernin kilpailuvaltteja, ja vahvistamalla palkkahallintotarjoomaansa Tilikamut pystyy palvelemaan Varkauden ja Savon seudun asiakkaita entistä monipuolisemmin. Olemme samalla sopineet laaja-alaisesta yhteistyöstä Konjunktuurin kanssa.”, sanoo Administer-konsernin toimitusjohtaja Peter Aho.

”Liiketoimintakauppa antaa Konjunktuurille mahdollisuuden keskittyä entistä vahvemmin ydinliiketoimintaamme eli henkilöstöpalveluihin  sekä käännöspalveluihin. Kartoitettuamme eri vaihtoehtoja totesimme, että palkkapalveluliiketoiminnan myynti Administerille on paras tapa varmistaa, että palkkahallintoasiakkaamme saavat jatkossakin laadukasta ja asiantuntevaa palvelua ja me pystymme suuntaamaan resursseja ydintarjoomamme kehittämiseen”, sanoo Konjunktuurin toimitusjohtaja Atte Solaranta.

Lisätietoja:

Peter Aho
Toimitusjohtaja
Administer-konserni
p. 040 501 3661
[email protected]

Atte Solaranta
Toimitusjohtaja
Konjunktuuri Oy
p. 0504 077 620
[email protected]

Administer-konserni on suomalainen vuonna 1985 perustettu talous- ja palkkahallinnon palveluja, konsultointipalveluja sekä ohjelmistopalveluja tarjoava yhtiö. Asiakkainamme on kaikenkokoisia organisaatioita pk-yrityksistä suuryrityksiin sekä kuntiin. Tavoitteenamme on uudistaa taloushallintapalvelujen markkinoita kehittämällä uutta teknologiaa ja uusia ratkaisuja. Olemme liikevaihdolla mitattuna yksi suurimmista taloushallintopalvelujen sekä HR- ja palkkahallintopalvelujen tarjoajista Suomessa. Vuonna 2020 liikevaihtomme oli 44 miljoonaa euroa ja työllistimme noin 600 taloushallinnon ammattilaista. 

Konjunktuuri Oy on Varkaudessa vuonna 1989 perustettu henkilöstöpalveluihin, käännöspalveluihin sekä kansainvälisen liikkuvuuden palveluihin erikoistunut yritys. Yhtiöllämme on Suomessa kolme toimipaikkaa, Varkaudessa, Espoossa sekä Joensuussa ja tarjoamme asiakkaillemme laadukasta, tarpeiden mukaan mitoitettua palvelua. Asiakkainamme ovat toimialueemme suuret globaalit kansainväliset yritykset, alihankintasektori sekä paikalliset pk-yritykset. Konjunktuuri työllistää tällä hetkellä 22 eri toimialan asiantuntijaa ja visionamme on kehittyä halutuimmaksi palvelukumppaniksi toimialoillamme.

Lyhyistä projekteista pitkiin back office -töihin

Konjunktuuri on alun alkaen syntynyt palvelemaan paikallisten yritysten ja asiakkaiden tarpeita. Tiimistämme löytyy näppäriä tekijöitä hyvin erilaisiin tehtäviin – lyhyistä projekteista pidempiaikaisiin back office -hommiin. Projektit eivät rajoitu ainoastaan kolmeen päätoimialaamme (kielipalvelut, taloushallintopalvelut ja henkilöstövuokraus), mutta tehtävien monipuolisuuden vuoksi niitä on hankala tiivistää lyhyesti ja ytimekkäästi. Käymmekin nyt havainnollistavien esimerkkien avulla läpi, millaisia tenkkapoo-tilanteita asiakkaillamme on ollut ja kuinka Konjunktuuri on pystynyt heitä auttamaan.

1.       Case Excel-näpyttely

  • Asiakkaallamme oli monen vuoden ajalta PDF-materiaaleja, joiden tiedot tarvittiin käsiteltävässä muodossa. Asiakkaan ei ollut aikataulullisesti mahdollista käyttää tietojen kaivamiseen aikaa, joten poimimme ja siirsimme datan PDF-tiedostoista Excel-taulukoihin hänen puolestaan.
    >> Projekti suoritettiin urakkatyönä alusta loppuun ja asiakkaan oli sen jälkeen helppo jatkaa omia toimintojaan valmiiksi koostettujen tietojen pohjalta.

2.       Case Ostoprosessin numeronikkarit

  • Asiakkaamme kaipasi loma-aikojen tuurausapua yrityksen ostoprosessin rutiinitoimenpiteisiin. Tehtävä vaati numerotarkkuutta ja englannin kielen taitoa.
    >> Projektitiimimme opetteli käyttämään asiakkaan järjestelmää ja ylläpitää taitoja edelleen tasaisin väliajoin. Asiakas voi näin luottaa siihen, etteivät työt seisahdu loma- tai ruuhkahuippujen aikanakaan. Case jatkuu edelleen.

3.       Case Ostolaskujen käsittely ja myyntilaskutus

  • Moni asiakasyrityksemme on kaivannut apua saapuvien ostolaskujen käsittelyssä. Tarkastamme laskujen oikeellisuuden ja huolehdimme, että ostolaskut menevät suoraan oikeille kustannuspaikoilleen. Laskut yksilöidään yrityksen sisäisten toimintojen mukaisesti (esim. projekteittain tai yleiskuluiksi).
    >> Kun ostolaskujen käsittely etenee sujuvasti, asiakkaalla jää aikaa muihin yrityksen toimintoihin.
  • Pitkän linjan elinkeinonharjoittaja halusi jonkun muun hoitavan asiakkaidensa laskutuksen, mutta ei tarvinnut kokonaisvaltaista taloushallintopalvelua.
    >> Tiimistämme löytyy räätälöidysti apua taloushallinnon eri osa-alueisiin, myös tällaisiin pienempiin tarpeisiin. Yhteistyö yrittäjän kanssa jatkuu edelleen.

4.       Case Työaikakirjausten korjaukset

  • Asiakkaamme halusi ulkoistaa työaikaseurantajärjestelmän kirjausten korjaustyöt. Tehtävän siirtämisellä haluttiin keventää aiemman vastuuhenkilön työtaakkaa ja vapauttaa hänen työaikaansa muihin tehtäviin.
    >> Tiimimme opetteli käyttämään työaikaseurantajärjestelmää asiakkaan ohjeistuksella ja kirjausten korjaukset keskitettiin tietyille arkipäiville. Tehtävää jatketaan edelleen.

5.       Case Markkinointimateriaalien suunnittelu

  • Eräälle asiakkaallemme oli tulossa yritysvierailijoita ja hän tarvitsi käyttöönsä selkeät ja tyylikkäät esitysmateriaalit.
    >> Tiimimme kokosi olemassa olevista tiedoista PowerPoint-esityksen asiakkaan käyttöön. Tehtävä vaati tiedonhakua, sisällöntuotantoa ja kuvankäsittelytaitoja.
  • Toinen asiakkaamme tarvitsi markkinointikirjepohjan, jota hän voisi hyödyntää uusien ja jo olemassa olevien asiakkaidensa kontaktointiin.
    >> Suunnittelimme tekstisisällön yhdessä asiakkaan kanssa ja käänsimme sen englanniksi ja venäjäksi. Toteutimme myös markkinointikirjeen ulkoasun suunnittelun.

6.       Case Työilmoitusten syöttö

  • Asiakkaamme tarvitsi apua työilmoitusten käsittelyssä.
    >> Skannasimme asiakkaan työntekijän toimittamat lippulappuset ja syötimme ne työilmoitusjärjestelmään, jotta asiakas pääsi itse laskuttamaan loppuasiakasta. Lisäksi teimme asiakkaalle laajasti myös muita avustavia back office -tehtäviä, kuten puhelinvaihteen hoitoa ja postituspalvelua.

7.       Case Matkajärjestelyt

  • Muutama asiakkaamme on kaivannut käytännön apua matkajärjestelyjen suunnittelussa ja toteutuksessa.
    >> Olemme pystyneet avustamaan heitä matkasuunnitelman laatimisessa ja tehneet siihen liittyviä hankintoja niiltä osin, mihin yrityksen ulkopuolisen avustajan oikeudet riittävät.

8.       Case Vientiasiakirja-avustus

  • Asiakkaamme halusi, että joku laatii heille ulkomaankaupan vientiasiakirjoja.
    >> Olemme kirjoittaneet puhtaaksi vientiin liittyviä lähetysasiakirjoja, kuten pakkalistoja ja proformia.

9.       Case Karanteenijelppi

  • Korona-ajan karanteeni iski asiakasyritykseemme täysin odottamatta, eivätkä työntekijät päässeet tekemään yrityksen välttämättömimpiä toimenpiteitä työpaikalleen kahteen viikkoon.
    >> Pystyimme toimimaan asiakkaalle hätäapuna siten, etteivät päivittäiset juoksevat asiat jääneet hoitamatta.

Katsaus Konjunktuurin historiaan yhden työntekijän silmin

Palataan hetkeksi ajassa lähes 20 vuotta taaksepäin. Seija palaili työelämään nuorimman lapsensa lähdettyä kouluun. Hän lähti kurssille, jossa päivitettiin työelämän taitoja ajan tasalle. Kurssin osana oli työharjoittelu, jonka Seija teki Konjunktuurissa ja palasi sitten opintoihinsa. Muutaman kuukauden kuluttua häntä pyydettiin takaisin töihin äitiysloman sijaiseksi – ja sille tielle hän lopulta jäikin.

Vuosituhannen vaihteessa Konjunktuuri toimi Ahlströminkadulla samoissa tiloissa läheisten yhteistyökumppaniensa kanssa. Aluksi Seija teki perinteisiä toimistotöitä; kirjoitti kirjoituskoneella asiakkaiden tekstejä puhtaaksi, laski lukuja nauhalaskimella laskutusta varten, laittoi kahvituksia kokouksiin, hoiti puhelinvaihdetta ja niin edelleen. Työtehtävät kehittyivät pikkuhiljaa, ja tähän päivään mennessä Seija on tehnyt laajasti eri taloushallintotöitä ja palkka-asiantuntijan tehtäviä, toiminut erilaisissa projekteissa, koordinoinut käännös- ja tulkkaustöitä, avustanut yrityksiä vientiasiakirjojen hankinnassa ynnä muuta.

Kun Seija aloitti työt Konjunktuurissa, oli toimistossa vain yksi lankapuhelin, johon vastattiin (vaatimattomasti) ”Keski-Savon keskus.” Seijan mukaan töitä tehtiin tuolloin myös enemmän ’ihmiseltä ihmiselle.’ ”Asiakas tai toimeksiantaja saattoi istua vieressäni ja minä kirjoitin puhtaaksi sen, mitä hän luki papereistaan. Tai jos tein laskutusta niin laskuttaja kertoi, kuka on asiakas ja mitä laskutetaan. Toimeksiannot eivät tulleet sähköisesti, vaan aina kasvotusten. Onhan se maailma muuttunut ihan hirveästi niistä ajoista”, Seija toteaa.

Vuosien varrella Seijalla on ollut kymmeniä eri asiakasyrityksiä. Työt on voitu hoitaa Konjunktuurista käsin, tai ne on käyty tekemässä asiakkaan omissa tiloissa. Seija on kiertänyt asiakkaita niin Varkauden sisällä, kuin sen lähikunnissa Heinävedellä, Leppävirralla ja Joroisissa.

Matkan varrelle on sattunut jos jonkinlaisia tilanteita. Seija kertoo esimerkiksi viettäneensä yhtä vappuaattoa tekemällä asiakkaan japanilaisille vieraille liikelahjoja kollegansa kanssa. ”Meille tuli jossain vaiheessa mieleen, että Japanissa visuaalinen kauneus on erittäin tärkeää. Kummallakaan meistä ei kuitenkaan oikein ollut visuaalista silmää, eikä meillä varmaan ollut edes kunnollisia tykötarpeita, ja kova nauruhepulihan siitä syntyi. Mutta kai se sekin sitten onnistui, koska siitä ei tullut mitään palautetta jälkikäteen.”

Entä mitä kaikkea Seija on vuosien varrella oppinut? ”Oikeastaan kaikki, mitä ensimmäisen työpäivän jälkeen olen tehnyt, on ollut kehitystä. On hirveästi asioita, jotka olen oppinut tässä työssä ollessani – varmaan 85 % kaikesta siitä, mitä osaan nyt”, Seija arvelee. ”Eihän se koulutus tarjoa kuin puitteet sille, että tietää, mistä on kysymys. Käytännön työ on se, mikä opettaa. Asioita on joutunut oppimaan yrityksen ja erehdyksen kautta.”

Seija kertoo arvostaneensa Konjunktuurissa erityisesti sitä, että työpaikan väki puhaltaa oikeasti yhteen hiileen. ”Työtovereilta on aina saanut apua ja palautetta, eikä kukaan ole koskaan sanonut, että ’en tiedä, yritä itse.’ Kollegaa autetaan hädässä, eikä kukaan keskity itsekkäästi vain omiin töihinsä”, Seija kehuu. ”Mielestäni tämä porukka on aina ollut Konjunktuurin vahvuus.”

Konjunktuuri Oy on kasvanut Seijan työuran aikana hurjasti. Paitsi, että työntekijöitä on huomattavasti enemmän, on yrityksen täytynyt myös investoida kaikkeen uuteen, mitä kehitys on tuonut tullessaan. Konjunktuuri kehittyy ajan mukana, mutta kaikkien näiden vuosien jälkeen sen tärkeimmät arvot ovat edelleen samat – monipuolisuus, joustavuus ja asiakaslähtöisyys.

Nyt yrityksen on jatkettava matkaansa, kiitettävä Seijaa 19 vuoden yhteisestä taipaleesta ja toivotettava tälle mitä leppoisimpia eläkepäiviä – hän, jos kuka on ne ansainnut!

Sponsorointi on parhaimmillaan synergiapeliä, jossa lopputulos on enemmän kuin osiensa summa

Konjunktuurin sponsorointikohteet Joroisten lukion Eihvel, Varkauden kaverikoirat Tassukamut sekä Puurtilan Kisapojat ry

Helmikuussa, 30-vuotisjuhlavuotemme alussa avasimme sosiaaliseen mediaan sekä paikalliseen lehteen näkyvän haun, jossa etsimme useampaa yhteistyökumppania vuodelle 2019. Emme halunneet asettaneet haulle tiukkoja valintaperusteita, mutta pidimme tärkeänä, että hakijat jakavat Konjunktuurin kanssa saman arvomaailman. Lisäksi tavoitteenamme oli löytää sellaisia kohteita, joiden tukeminen mahdollistaa sujuvan vastavuoroisen yhteistoiminnan. Halusimme päästä touhuamaan ja näkymään yhdessä sponsorointikohteidemme kanssa.

Hakemusprosessi yllätti meidät positiivisesti. Hakemuksia tuli paljon ja hakijoita oli laidasta laitaan eri aloilta. Sponsorointikohteen etsinnän saama huomio toi jo itsessään paljon iloa, mutta ennen kaikkea hakemuksiin tutustuminen oli antoisa kokemus. Huomasimme, kuinka hienoa toimintaa alueeltamme löytyy, ja miten paljon ajatusta hakemuksiin oli laitettu! Suuri kiitos niistä!

Lukuisista hakemuksista valikoitui lopulta kolme toimijaa, joiden tärkeää ja arvokasta työtä lähdimme tukemaan. Joroisten lukion Eihvel, Varkauden kaverikoirat Tassukamut sekä Puurtilan Kisapojat ry vastasivat monelta osin siihen, mitä haimme. Jokaisen edellä mainitun ydintekemisessä on paljon yhtäläisyyksiä Konjunktuurin arvojen kanssa. Lisäksi koimme hyvänä ratkaisuna valita toiminnaltaan toisistaan eroavia yhteistyökumppaneita, koska onhan Konjunktuurin omakin toimiala hyvin laaja ja värikäs. Toisin sanoen, meistä on moneksi.

Konjunktuurissa kielitaidolla on suuri merkitys ja erityisesti käännös- sekä tulkkausosastomme tekee töitä eri kielten parissa päivittäin. Olemme kielitaidon puolestapuhujia ja korostamme kielten merkitystä erityisesti nuorten työllistymiseen vaikuttavana tekijänä. Haluamme kantaa edes pienen kortemme kielten opiskelun kekoon ja lähdimme tukemaan Joroisten lukion Eihveliä. Lukiossa toimivassa osuuskunnassa kielitaito ja kansainvälisyys on nostettu tärkeäksi osaksi yrittäjyyskasvatusta ja toivomme tukemme innostavan heitä entisestään.

Konjunktuurin arvojen kanssa yhteen mätsäsi myös Tassukamujen toiminnan keskeiset tekijät. Ihmisten aito kohtaaminen sekä koirien ja heidän ohjaajiensa pyyteetön läsnäolo sitä tarvitseville on mittaamattoman tärkeää. Myös me Konjunktuurissa pidämme kaiken toiminnan jalustana ajatusta siitä, että olemme ihmisiä ihmisille ja helposti asiakkaidemme tavoitettavissa – ihan naamatusten.  

Kolmas tukikohteemme löytyi urheilun puolelta. Varkauden uuttera lasten- ja nuorten liikuttaja, Puurtilan Kisapojat ry esitti sponsorointituen kohteet sekä toimintansa tärkeimmät kulmakivet niin, ettei jäänyt epäselväksi kuinka tärkeitä nuoret pesäpalloilijoiden alut PKP:lle ovat. Suureksi osaksi talkoohengessä tehtävä työ lasten- ja nuorten liikunnan eteen sai Konjunktuurin lähtemään yhteistyöhön paikallisen junioritoiminnan hyväksi. Yhteistyön solmimisen myötä konjunktuurilaisilla oli ilo päästä kokemaan Suomen kansallispelin huumaa maila- ja räpylätuntuman kautta PKP:n järjestämässä pesisillassa.

Kulunut vuosi on laajentanut käsitystä toimivasta ja vastavuoroisesta sponsorointitoiminnasta. Käytäntö on osoittanut, että yhdessä sponsorointikohteiden kanssa voi saada aikaan paljon hyvää pienillä asioilla. Molempien osapuolten panostus onkin hyvin tärkeää toimivan yhteistyön ylläpitämiseksi. Kaikkein parhaimmassa tapauksessa sponsorointiyhteistyö voi hyödyttää myös kolmatta, ulkopuolista tahoa, kuten esimerkiksi osapuolten asiakkaita tai somekieltä käyttäen; seuraajia. Konjunktuurin vireillä olevat sponsorointiyhteistyöt ovat tarjonneet jo tähän mennessä aivan uudenlaisia kokemuksia, lisätietoutta alueestamme, ihania kohtaamisia sekä ne ovat toimineet mukavana lisäbuustina markkinointiviestinnässä. Sponsorointiprosessi yhteistyökumppaneiden hausta käytännön tekemiseen on ollut ehdottomasti kaiken työn ja taloudellisen panostuksen arvoista!

Uusi vuosi, uudet kujeet!

Vanhaa vuotta katsotaan taaksepäin, minkä seurauksena toiset pyrkivät tekemään joitain asioita paremmin, toiset löytävät mahdollisuuden aloittaa alusta ja toiset jatkavat tyytyväisenä valitsemallaan polulla. Me täällä Konjunktuurissa olemme kiitollisia asiakkaistamme ja yhteistyökumppaneistamme, jotka tekevät vuodesta toiseen arjestamme mitä antoisinta. Voimme olla erityisen onnellisia toimistollamme vallitsevasta hyvästä yhteishengestä ja ylpeitä noudattamistamme eettisistä periaatteista. Haluamme, että kanssamme on jatkossakin ilo asioida ja että asiakkaiden ongelmiin löydetään yhdessä aina paras ratkaisu. Lupaamme, että reagoimme myös tulevana vuonna kaikkiin yhteydenottoihin niin pian kuin suinkin mahdollista.

Vuosi 2017 sisälsi Konjunktuurin arjessa melkoisesti myllerryksiä, mutta toivotamme uuden vuoden haasteet sydämellisesti tervetulleeksi. Nyt kun joulukuun pyhäpäivät on saatu vietettyä pois alta, toimistolla alkaakin vuodenvaihteen jälkeinen kuhina. Palatkaamme siis virkein mielin työn ääreen, käännetään kalenterin sivu, oikaistaan ryhti ja ryhdytään tuumasta toimeen!

Onnea ja menestystä uudelle vuodelle toivottaa

Konjunktuurin väki

PALKANLASKIJA – katoava luonnonvara vai seksikäs ammatti?

Nykyään voidaan siirtää paljon tietoa kulunvalvonnasta, työaikakirjanpidosta, lomasovelluksista ynnä muista HR-järjestelmistä suoraan palkanlaskentajärjestelmään. Tunnit voidaan lukea sähköisiltä lomakkeilta järjestelmään, joka ”osaa” laskea mahdolliset vuorotyö- ja muut lisät sekä loma- ja sairausajan palkat. Käytännön kokemus monissa yrityksissä on kuitenkin osoittanut, että nämä järjestelmät eivät aina toimi aukottomasti. Vastuu oikean tiedon tuottamisesta HR-järjestelmään on yleensä työntekijällä tai esimiehellä. Jos sinne viety tieto on virheellistä, sama virhe siirtyy myös palkanlaskentaan. Tässä vaiheessa astuu esiin asiantuntijan rooli: virheellinen tieto korjataan ja viedään oikeanlaisena palkanlaskentaan.

Esimerkki tosielämästä: henkilö merkitsi HR-järjestelmään vuosiloman alkamaan 18.6.3016. Palkkajärjestelmä otti virheellisen tiedon vastaan ja palkka-asiantuntija luotti HR-järjestelmän siirtävän tiedon oikeanlaisena. Kun työntekijän kesäloma alkoi eikä lomarahoja näkynytkään tilissä, alkoi henkilö luonnollisesti ihmettelemään, minne rahat jäivät. No, ne olisivat olleet maksussa sitten tuhannen vuoden päästä.

Palkanlaskijan ammattinimike on pikkuhiljaa poistumassa. Sen korvaava nimike ’palkka-asiantuntija’ kuvaa huomattavasti paremmin sitä valtavaa tieto- ja työmäärää, joka on hallittava. Suomessa on suunnaton määrä erilaisia lakeja, joilla pyritään turvaamaan työntekijän asema työpaikalla. Laki on aina perusohje, jota huonompaa sopimusta ei voi tehdä. Lakien lisäksi on hallittava useita työehtosopimuksia (TES), joiden tuntemus onkin palkka-asiantuntijan tärkein työkalu.

Otetaan esimerkiksi nuori työntekijä, joka menee kaupan kassalle kesätöihin. Aukioloaikojen vapauduttua kaupoissa tehdään nykyisin paljon ilta-, yö- ja sunnuntaitöitä. Henkilö merkitsee tehdyt tunnit tuntilistaan (kynällä tai sähköisesti) ja toimittaa sen eteenpäin. Onko hänellä vasta työmarkkinoille ilmaantuneena työntekijänä käsitystä siitä, mistä lähtien saa iltalisää ja paljonko se on euroina? Tietääkö kesätyöntekijä, onko hänellä oikeus saada arkipyhäkorvaus, jos kauppa onkin kiinni kirkollisena tai muuna juhlapyhänä?

Nuori työntekijä ei ole uransa alkuvaiheessa välttämättä edes kiinnostunut TES:n sisällöstä – ”kunhan nyt jotain rahaa tulee…” Palkka-asiantuntija tarkastaa lisät ja muut asiat kohdalleen. Nuori työntekijä voi jopa yllättyä iloisesti, kun rahaa tuleekin enemmän ja mikä tärkeintä: oikein.

Vuoden 2019 alusta otettiin käyttöön Kansallinen tulorekisteri eli KATRE. Sinne on vuoden päästä (2020) ilmoitettu niin paljon dataa (palkka-asiantuntijan toimesta!), että rekisteriä pystyy hyödyntämään esim. KELA ja myöhemmin myös mm. ammattiliitot. Automatisoinnista huolimatta väliin tarvitaan aina ihminen: palkka-asiantuntija. Niin pitkälle palkanlaskentaprosessissa ei vielä päästä, että palkka-asiantuntija pudotettaisiin ketjusta pois ja että data ja eurot liikkuisivat automaattisesti.

Miksi palkka-asiantuntijan työtä ei pidetä ns. seksikkäänä alana nuorempien vastavalmistuneiden keskuudessa? Usein koulun penkiltä hakeudutaan ennemmin myyntiin ja markkinointiin sekä media-alalle, jotka tietysti ovat hyviä aloja nekin. Palkka-asiantuntijan työ on ennen kaikkea ihmisläheistä työtä. Jokainen yrityksen työntekijä on yksilö, jonka elämäntilanne vaikuttaa myös palkanlaskentaan ja sosiaalietuuksiin (sairausloma, vanhempainvapaa ym.). Onko vallalla käsitys, että palkanlaskenta on tylsää, rutiininomaista puuhaa, jota hoitelevat kohta eläkeikää lähestyvät mummelit?

Palkka-asiantuntijan työ on erikoisosaajan työtä. Se tarjoaa näköalapaikan yhteiskunnan muutoksiin suhteessa palkansaajaan ja antaa mahdollisuuden jatkuvaan oppimiseen alati muuttuvalla ja kehittyvällä alalla. Automatiikka on jo muuttanut palkanlaskijan työtä, ja nyt alaa mullistavat robotiikka ja tekoäly. Ihmisen tarvetta ne eivät tule poistamaan, mutta työn luonne muuttuu vahvemmin asiantuntijan rooliin. Vahva työssä hankittu osaaminen tarjoaakin entistä paremmat mahdollisuudet jatkaa pidemmälle, mm. HR-päällikön tehtäviin tai ammattiyhdistysten asiantuntijatehtäviin. Työmarkkinat ovat välillä työnantajien ja työntekijöiden välinen temmellyskenttä, johon Suomen hallitus heittää toisinaan ”kapuloita rattaisiin”. Kaikki tämä vaikuttaa myös palkka-asiantuntijan työhön (esim. ylityökiellot, aktiivimalli). Työ ei siis ole yksitoikkoista rutiinia, vaan mielenkiintoista ja antoisaa ihmisläheistä työtä, jossa huomioidaan myös työnantajan sekä muiden sidosryhmien (mm. verottaja) edut ja pidetään win-win-tilanne hallinnassa.

Henkilöstövuokraus Konjunktuurin kautta

Konjunktuuri Oy on monipuolisuudessaan hyvin erityinen yritys, sillä edes asiakkaamme eivät välttämättä tiedä, mitä kaikkea palvelupalettimme sisältää. Esimerkiksi talousahallintopuolen asiakkaat eivät aina ole hoksanneet, että meiltä saa myös käännösapuja, mutta samalla yllättävän monet pitävät Konjunktuuria pelkästään käännös- ja tulkkaustoimistona. Myös henkilöstövuokraus- ja rekrytointipalvelut ovat olleet erottamaton osa Konjunktuurin toimintaa jo yrityksen alkutaipaleelta lähtien.

Henkilöstövuokrauksessa on lyhyesti sanottuna kyse siitä, että asiakasyritys antaa meille eli henkilöstöpalveluyritykselle toimeksiannon etsiä avoinna olevaan (tai tulossa olevaan) tehtävään sopiva työntekijä. Tällöin Konjunktuuri etsii ja haastattelee potentiaaliset työnhakijat ja vuokraa heistä sopivimman asiakasyritykselle. Asiakasyrityksen näkökulmasta henkilöstövuokraus on nopeaa ja helppoa, sillä sen ei tarvitse käyttää aikaa ja rahaa rekrytointiprosessiin tai kantaa työnantajan vastuuta. Työntekijän näkökulmasta kuvio on monimutkaisempi: vuokratyön kautta voi työllistyä nopeasti ja monipuolisesti erilaisiin työtehtäviin, mutta työn epävarmuus ja epäsäännöllisyys eivät sovi kaikille. Vuokrausyrityksen näkökulmasta rekrytointiprosessiin tuovat haasteita erityisesti lyhyellä varoitusajalla tulevat toimeksiannot.

Henkilöstövuokraus herättää monesti suotta negatiivisia mielikuvia. Kuvitellaan esimerkiksi, että rekrytointifirman työntekijöiden asema on huonompi tai että pätkätyötä tekevä joutuu palloteltavaksi paikasta toiseen. Konjunktuuri on kuitenkin sitoutunut noudattamaan alan työehtosopimusta ja pitää vuokratyöntekijöitään erityisen suuressa arvossa. Osa työtehtävistä on toki lyhyitä ja/tai projektiluontoisia, mutta moni vuokratyöntekijöistä pysyy tehtävässään vuosia. Parhaassa tapauksessa asiakasyritys näkee vuokratyöntekijässä selvää potentiaalia ja vakinaistaa hänet omille palkkalistoilleen. Konjunktuurin historia sisältääkin satoja onnellisia loppuja työntekijän siirryttyä sen yrityksen palvelukseen, jonne hänet on vuokrattu. Näissä tapauksissa käy usein vielä niin, että Konjunktuurin kautta rekrytoitu työntekijä on jatkossa asiakkaan roolissa ja tilaa uusia vuokratyöntekijöitä. Konjunktuurin taipaleella pisin henkilöstövuokrauksen kautta tehty nousujohteinen työura kesti huimat 16 vuotta ennen kuin työntekijä lopulta ymmärrettiin ottaa asiakasyrityksen kirjoille.

Henkilöstöpalveluyrityksiä on nykyään runsaasti, ja joukosta erottuakseen Konjunktuuri on erikoistunut kansainvälisten projektien työntekijöiden, insinöörien ja muiden asiantuntijoiden rekrytointiin, sekä toimistoalojen (lähinnä taloushallinnon asiantuntijoiden) rekrytointiin. Tällä hetkellä asiakasyrityksissä työskentelee konjunktuurilaisia muun muassa projektiassistentteina, vientikoordinaattoreina, teknisinä ostajina, laivaajina, aikatauluttajina, laatuinsinööreinä, dokumentoijina ja tilausten käsittelijöinä, sekä palkanlaskijoina, osto- ja myyntireskontran hoitajina ja kirjanpitäjinä. Kysyntää on eritoten kaupallisen ja teknisen alan osaajille ja asiantuntijoille.

Tärkeintä henkilöstövuokrauksessa on luottamus kaikkien kolmen osapuolen – työntekijän, asiakasyrityksen ja henkilöstöpalveluyrityksen – välillä. Rekrytointiprosessin aikana Konjunktuurilla on vastuu siitä, millainen henkilö valitaan huolehtimaan asiakasyrityksen tehtävistä. Työn alkaessa asiakasyrityksellä on taas velvollisuus huolehtia perehdytyksestä ja toimintapuitteista. Työntekijä vastaa luonnollisesti omalla toiminnallaan siitä, että tekee työnsä hyvin ja noudattaa asiakasyrityksen ohjeita. Konjunktuurin 28 toimintavuoden aikana yritykselle on sattunut vain yksi selkeä virherekrytointi, joten onnistumisprosentti on korkealla.

Henkilöstövuokrauksen ihanuus ja kurjuus piilee loppujen lopuksi siinä, että työntarve elää jatkuvasti. Avoimia työpaikkoja ei ole välttämättä tarjolla juuri tänään, mutta emme koskaan tiedä, mitä seuraava päivä tuo tullessaan. Juuri siksi olisikin tärkeää, että akuutin tarpeen koittaessa Konjunktuurilla olisi jo valmiiksi hakemuksia potentiaalisilta työnhankijoilta, jotta oikea asiakasyritys ja työntekijä voidaan saattaa onnellisesti yhteen. Varmaa on se, että aina tarvitaan nohevia eri alojen osaajia – juuri niitä toimeliaita ja hyviä tyyppejä – meille niin tärkeitä immeisiä.