Nykyään voidaan siirtää paljon tietoa kulunvalvonnasta, työaikakirjanpidosta, lomasovelluksista ynnä muista HR-järjestelmistä suoraan palkanlaskentajärjestelmään. Tunnit voidaan lukea sähköisiltä lomakkeilta järjestelmään, joka ”osaa” laskea mahdolliset vuorotyö- ja muut lisät sekä loma- ja sairausajan palkat. Käytännön kokemus monissa yrityksissä on kuitenkin osoittanut, että nämä järjestelmät eivät aina toimi aukottomasti. Vastuu oikean tiedon tuottamisesta HR-järjestelmään on yleensä työntekijällä tai esimiehellä. Jos sinne viety tieto on virheellistä, sama virhe siirtyy myös palkanlaskentaan. Tässä vaiheessa astuu esiin asiantuntijan rooli: virheellinen tieto korjataan ja viedään oikeanlaisena palkanlaskentaan.
Esimerkki tosielämästä: henkilö merkitsi HR-järjestelmään vuosiloman alkamaan 18.6.3016. Palkkajärjestelmä otti virheellisen tiedon vastaan ja palkka-asiantuntija luotti HR-järjestelmän siirtävän tiedon oikeanlaisena. Kun työntekijän kesäloma alkoi eikä lomarahoja näkynytkään tilissä, alkoi henkilö luonnollisesti ihmettelemään, minne rahat jäivät. No, ne olisivat olleet maksussa sitten tuhannen vuoden päästä.
Palkanlaskijan ammattinimike on pikkuhiljaa poistumassa. Sen korvaava nimike ’palkka-asiantuntija’ kuvaa huomattavasti paremmin sitä valtavaa tieto- ja työmäärää, joka on hallittava. Suomessa on suunnaton määrä erilaisia lakeja, joilla pyritään turvaamaan työntekijän asema työpaikalla. Laki on aina perusohje, jota huonompaa sopimusta ei voi tehdä. Lakien lisäksi on hallittava useita työehtosopimuksia (TES), joiden tuntemus onkin palkka-asiantuntijan tärkein työkalu.
Otetaan esimerkiksi nuori työntekijä, joka menee kaupan kassalle kesätöihin. Aukioloaikojen vapauduttua kaupoissa tehdään nykyisin paljon ilta-, yö- ja sunnuntaitöitä. Henkilö merkitsee tehdyt tunnit tuntilistaan (kynällä tai sähköisesti) ja toimittaa sen eteenpäin. Onko hänellä vasta työmarkkinoille ilmaantuneena työntekijänä käsitystä siitä, mistä lähtien saa iltalisää ja paljonko se on euroina? Tietääkö kesätyöntekijä, onko hänellä oikeus saada arkipyhäkorvaus, jos kauppa onkin kiinni kirkollisena tai muuna juhlapyhänä?
Nuori työntekijä ei ole uransa alkuvaiheessa välttämättä edes kiinnostunut TES:n sisällöstä – ”kunhan nyt jotain rahaa tulee…” Palkka-asiantuntija tarkastaa lisät ja muut asiat kohdalleen. Nuori työntekijä voi jopa yllättyä iloisesti, kun rahaa tuleekin enemmän ja mikä tärkeintä: oikein.
Vuoden 2019 alusta otettiin käyttöön Kansallinen tulorekisteri eli KATRE. Sinne on vuoden päästä (2020) ilmoitettu niin paljon dataa (palkka-asiantuntijan toimesta!), että rekisteriä pystyy hyödyntämään esim. KELA ja myöhemmin myös mm. ammattiliitot. Automatisoinnista huolimatta väliin tarvitaan aina ihminen: palkka-asiantuntija. Niin pitkälle palkanlaskentaprosessissa ei vielä päästä, että palkka-asiantuntija pudotettaisiin ketjusta pois ja että data ja eurot liikkuisivat automaattisesti.
Miksi palkka-asiantuntijan työtä ei pidetä ns. seksikkäänä alana nuorempien vastavalmistuneiden keskuudessa? Usein koulun penkiltä hakeudutaan ennemmin myyntiin ja markkinointiin sekä media-alalle, jotka tietysti ovat hyviä aloja nekin. Palkka-asiantuntijan työ on ennen kaikkea ihmisläheistä työtä. Jokainen yrityksen työntekijä on yksilö, jonka elämäntilanne vaikuttaa myös palkanlaskentaan ja sosiaalietuuksiin (sairausloma, vanhempainvapaa ym.). Onko vallalla käsitys, että palkanlaskenta on tylsää, rutiininomaista puuhaa, jota hoitelevat kohta eläkeikää lähestyvät mummelit?
Palkka-asiantuntijan työ on erikoisosaajan työtä. Se tarjoaa näköalapaikan yhteiskunnan muutoksiin suhteessa palkansaajaan ja antaa mahdollisuuden jatkuvaan oppimiseen alati muuttuvalla ja kehittyvällä alalla. Automatiikka on jo muuttanut palkanlaskijan työtä, ja nyt alaa mullistavat robotiikka ja tekoäly. Ihmisen tarvetta ne eivät tule poistamaan, mutta työn luonne muuttuu vahvemmin asiantuntijan rooliin. Vahva työssä hankittu osaaminen tarjoaakin entistä paremmat mahdollisuudet jatkaa pidemmälle, mm. HR-päällikön tehtäviin tai ammattiyhdistysten asiantuntijatehtäviin. Työmarkkinat ovat välillä työnantajien ja työntekijöiden välinen temmellyskenttä, johon Suomen hallitus heittää toisinaan ”kapuloita rattaisiin”. Kaikki tämä vaikuttaa myös palkka-asiantuntijan työhön (esim. ylityökiellot, aktiivimalli). Työ ei siis ole yksitoikkoista rutiinia, vaan mielenkiintoista ja antoisaa ihmisläheistä työtä, jossa huomioidaan myös työnantajan sekä muiden sidosryhmien (mm. verottaja) edut ja pidetään win-win-tilanne hallinnassa.