Kaupasta konttoriin – kolme kuukautta Konjunktuurilla

15-vuotiaasta asti ahersin kesäisin kaupassa täyttäen hyllyyn kaikkea mahdollista appelsiineista aurinkovoiteisiin. Täysi-ikäistyttyäni myös kassakoneen näppäily ja infopisteen moninaiset työtehtävät tulivat tutuiksi, kun aloitin viikonlopputyöt lukion ohella. Lopulta jäinkin töihin vielä valmistumisen jälkeen, kun tulevaisuuden suunnitelmista ei ollut tietoakaan. Työ oli raskasta, mutta antoisaa, ja opetti paljon hyödyllisiä työelämätaitoja.

Seitsemän vuoden jälkeen alkoi suuren marketin hälinä kuitenkin riittää. Toimiston askareet alkoivat kuulostaa mukavalta vastapainolta liukuhihnan pyörittämiselle ja kärryletkojen työntämiselle. Aloin uutterasti etsiä uutta työtä ja selasinkin työnhakusivustoja päivittäin. Paikallisilta työmarkkinoilta näyttivät kuitenkin uupuvan kokonaan toiveideni mukaiset työpaikat.

Eräs päivä silmiini sattui kuitenkin jotain mielenkiintoista – Konjunktuuri Oy etsi uutta toimistotyöntekijää! Työpaikkailmoitus vaikutti jopa liian täydelliseltä ollakseen totta. Tiesin hetkeni koittaneen ja täytin hakemuksen välittömästi, eikä aikaakaan, kun minut pyydettiin jo haastatteluun. Rennon videohaastattelun jälkeen sain kutsun tapaamaan toimiston tiimin seuraavana aamuna kahvittelun merkeissä – ja minähän en ikinä kieltäydy kahvista!

Astuttuani sisään toimistoon oli ovi hädin tuskin kerennyt sulkeutua perässäni, kun iloinen puheensorina ja naurunremakka täytti tilan. Ihan kun olisin tuntenut tämän porukan jo vuosia – niin hauskaa meillä oli. Huomasin, etteivät työpaikkailmoituksessa kuvailtu rento ilmapiiri ja kivat työkaverit olleet pelkkää myyntipuhetta. Jo seuraavana päivänä kirjoitimme työsopimuksen.

Viimeiset kolme kuukautta olenkin toiminut Konjunktuurilla käännöskoordinaattorina. Perehdytys tehtäviin oli huolellinen ja kynnys kysyä apua alkumetrien kiperiin kysymyksiin oli matala. Alkuun jännitin, miten usean käännösprojektin samanaikainen pyörittäminen onnistuu, mutta yllätyin itsekin, kuinka helposti uusien työtehtävieni omaksuminen onnistui! Kullekin työlle sopivan kääntäjän löytäminen, tarjouksien laskeminen, laskutus ja töiden palautus käy jo kuin tuosta vain. Siinä sivussa huolehdin myös asiakasyrityksemme infopisteestä, joskin siinä tarvitsen vielä aika ajoin kokeneempien työkavereideni apua.

Yksi merkittävä ero myynti- ja koordinaattorityön välillä on työtahti. Siinä, missä kaupassa kiireinen päivä tarkoittaa ihmismassoja, kassakoneen laulamista, paikasta toiseen juoksemista, tehokasta tavaran hyllyyn lappamista ja puheen pulputusta, huomaa konttorissa kiireen siitä, että höpötys loistaa poissaolollaan ja näppäimistöt rapisevat. Kaupan kassalla asiakkaat palvellaan kukin ripeästi alusta loppuun, eikä töitä voi niinkään ennustaa tai suunnitella, kun taas käännöstoimistossa kaikella on jonkinlainen ”deadline”. Työn tahti riippuu asiakasvolyymin sijaan projektien määrästä, koosta ja vaativuudesta. Muun muassa auktorisoidun englannin kielen kääntäjän löytäminen tutkintotodistukselle käy käden käänteessä, kun taas esimerkiksi usean 30-sivuisen teollisuuskonemanuaalin käännättäminen kahdelle eri kielelle voikin tuottaa enemmän haastetta. Samanaikaisesti vireillä saattaakin olla jopa kymmenkunta erilaista käännöstyötä, joiden välillä pallottelu vaatii varsinaista jonglöörin taitoa.

Vaikka käännöskoordinaattorin työ voi kuulostaa stressaavalta ja monimutkaiselta, on työn tuoma haaste ollut todella tervetullutta. Huomaan nauttivani siitä tunteesta, kun sähköposti täyttyy tilauksista ja pääsen uppoutumaan projektien vietäväksi. Excel-taulukoita täytellessä ja sähköposteja näpytellessä työpäivä meneekin kuin siivillä! Mukavaa vaihtelua näyttöpäätteen tuijottamiseen tuovat silloin tällöin infoluukulle tupsahtavat asiakkaat mitä kirjavampien kysymystensä kanssa.

Konjunktuurilla työskennellessä olen oppinut joka päivä jotain uutta, ja olenkin erityisen innoissani tulevaisuudestani yrityksessä – täällä nimittäin riittää jos jonkinmoista puuhaa. Olemmekin jo työkavereideni kanssa suunnitelleet, että kunhan käännösmaailman koukerot ovat hanskassa, pääsen kasvattamaan osaamistani muihinkin tehtäviin. Sitä odotan innolla.

Nemo Kauhanen, käännöskoordinaattori

Lue lisää käännöspalveluistamme tästä.

Projektikoordinaattori – käännösasiakkaiden hellä huolenpitäjä ja kääntäjien avulias organisoija

Kun otat yhteyttä käännöstoimistoon erilaisten käännöspulmien tiimoilta, sinua on vastassa ystävällinen projektikoordinaattori, joka esittää heti alkuun liudan tarkentavia kysymyksiä projektiin liittyen.

Mille kielille teksti käännetään? Tarvitseeko käännös auktorisoidun kääntäjän vahvistuksen? Millainen aikataulutoive käännöksellä on? Missä käännös julkaistaan? Kenelle käännös on tarkoitettu? Onko käännettävää materiaalia saatavilla muokattavassa muodossa? Käännetäänkö dokumentista aivan kaikki, vai osia siitä? Käytetäänkö amerikan-, vai brittienglannin varianttia, Brasilian portugalia vai Portugalin portugalia? Onko yrityksellä käytössä jotain omaa termistöä, jota tekstissä tulisi käyttää? Löytyykö yritykseltä rinnakkaismateriaalia käännöstyön tueksi?

Projektikoordinaattori ei toki kiusaa asiakasta turhaan, vaan pyrkii saamaan mahdollisimman tarkan kokonaiskuvan käännöstarpeesta. Materiaali luetaan läpi ja kaikki projektista heräävät kysymykset pyritään esittämään jo ennakkoon, jotta sekä asiakkaalla, että kääntäjällä olisi yhtenäinen mielikuva käännösprojektin toteutuksesta. Haastetta tulee lisää, jos projekti sisältää ison tekstikokonaisuuden monelle eri kielelle käännettäväksi ja sitä varten tarvitaan useammasta tekijästä koostuva kääntäjätiimi. Projektikoordinaattorin tehtävä on pitää kokonaisuus kasassa ja toimia asiakkaan ja kääntäjän/kääntäjien välisenä siltana. Toisinaan osapuolet voivat olla hyvinkin eri mieltä projektin osa-alueista, mikä johtuu usein siitä, että juuri nämä projektin alussa sovittavat raamit ovat jääneet epäselviksi.

Mitä kaikkea projektikoordinaattori tekee?

Lyhykäisyydessään projektikoordinaattorin tehtävään kuuluu:

  • Tarjousten ja aikatauluarvioiden laatiminen asiakkaille.
    • Hintaan vaikuttaa moni asia: kielipari, tekstin vaikeustaso, käännösmuistiohjelman analyysi, käännöksen kiireellisyys, vaadittavan DTP-työn (eli tekstin asetteluiden muokkauksen) osuus jne.
    • Aikataulua voidaan arvioida ainoastaan silloin, jos käännettävä materiaali on toimitettu nähtäväksi. Lisäksi tulee huomioida, että kääntäjillä voi olla muita töitä kesken tai jonossa, eikä käännöstyötä välttämättä pääse aloittamaan heti työn vastaanottamisen jälkeen.
  • Asiakassuhteen ylläpito.
    • Kun asiakkaan kanssa tehdään yhteistyötä vuodesta toiseen, projektikoordinaattori oppii tuntemaan asiakasyrityksen toiminta- ja viestintätavat ja osaa huomioida asiakaskohtaiset käännöstarpeet.
    • Asiakasta pidetään kartalla projektin etenemisestä ja kysytään tarvittaessa kääntäjän pyytämiä lisätietoja.
  • Töiden delegointi kääntäjille.
    • Käännöstyön vaikeustasosta ja tekstin erikoisalasta riippuen projektikoordinaattori osoittaa työn aina ensisijaisesti siihen sopivimmalle tekijälle.
    • Joskus asiakkaalla on kova kiire ja tekijä tulee löytää nopeasti, joten työhön varataan kaikista ripeimmin siihen tarttuva kääntäjä.
  • Tiedostojen konvertointi käännettävään muotoon.
    • Monesti esim. Excel- tai Word-tiedostosta PDF-muotoon tallennetut dokumentit on helppo konvertoida takaisin muokattavaan muotoon. Välillä lähtöteksti on kuitenkin skannattu tai jopa puhelimella otettu kuva, josta mikään konvertointiohjelma ei saa lukukelpoista dokumenttia käännöstyötä varten.
    • Myös isot käyttöohjeet tai visuaalisesti näyttävät PowerPoint-esitykset voivat sisältää kaavioita tai kuvatiedostoja, joissa teksti on kiinteänä osana. Tällöin asiakkaan kanssa on sovittava, käännetäänkö kuvista löytyvät tekstit esim. erilliseen Wordiin, vai tuleeko ne sisällyttää samaan dokumenttiin esim. tekstilaatikoiden avulla. Jälkimmäisessä tapauksessa projektikoordinaattori neuvottelee yhteistyöstä vielä kääntäjän kanssa.
  • Viitemateriaalin kokoaminen.
    • Kääntäjälle kootaan ja lähetetään mahdollisuuksien mukaan alakohtainen käännösmuisti, asiakkaan käyttämää alakohtaista termistöä, rinnakkaistekstejä, havainnollistavia kuvia yms. käännösprojektissa hyödyllistä aineistoa.

Mitä projektikoordinaattorilta vaaditaan?

Projektikoordinaattorin on pystyttävä hallitsemaan montaa asiaa yhtä aikaa, hahmotettava prosessien eri vaiheita ja kyettävä priorisoimaan päällekkäisiä työtehtäviä. Yhden työpäivän aikana projektikoordinaattori lähettää kymmeniä sähköposteja asiakkaan ja kääntäjien kanssa, joten hänellä on oltava hyvät organisointitaidot ja selkeä ulosanti etenkin kirjallisesti. Käännöskoordinaattorin on ajateltava asiakaslähtöisesti ja huomioitava asiakkaan tarpeet, mutta hänen on ymmärrettävä ammattimaista käännösprosessia ja tunnistettava kaikki siihen vaikuttavat tekijät. Projektikoordinaattori tekee tiivistä yhteistyötä sellaisten tekstintuottajien kanssa, jotka tekevät luovaa asiantuntijatyötä ja ajattelevat viime kädessä tekstin loppukäyttäjää eli lukijaa. Hän toimii välikätenä, joka välillä opastaa ja neuvoo asiakasta ja toisaalta ohjaa kääntäjää asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Kaikkein tärkeintä on, että projektikoordinaattori nauttii työstään – sillä parhaat kääntäjät ja asiakkaat saavat ne, joiden kanssa yhteistyö sujuu ja yhteydenpito tuntuu siltä, kuin viestisi omien kollegojen kanssa.