Nykyajan globalisoituneessa maailmassa pienyritykset ja yksityishenkilöt törmäävät yhä useammin tilanteeseen, jossa tarvitaan kääntäjän palveluita. Yrityksen toiminnan laajentaminen ulkomaille, asiakaskunnan kansainvälistyminen, perheen muutto ulkomaille tai vaikkapa hakeminen ulkomaiseen kouluun tai työpaikkaan voi muodostaa tarpeen kääntäjän palveluille. Olipa kyseessä sitten liiketoiminnan laajentaminen tai henkilökohtaisten asiakirjojen kääntäminen, on tärkeää valita omiin tarpeisiin sopiva, luotettava ja laadukas käännöskumppani.
Mitä asiakkaan kannattaa huomioida käännöskumppania valitessa ja käännöstyötä tilatessa?
Jo ennen yhteydenottoa käännöstoimistoon kartoita, mitä käännettävää materiaalia sinulla on ja mille kieliparille (esim. suomi-englanti, suomi-ruotsi) se tulisi kääntää. Mieti etukäteen käännöksen käyttötarkoitus ja selvitä pitääkö käännösten olla auktorisoituja vai riittääkö auktorisoimaton käännös. Auktorisoiduista käännöksistä voit lukea lisää blogistamme Auktorisoidut käännökset – Miksi ja milloin niitä tarvitaan?
Käännöskumppania valitessa ja käännöspalvelua tilatessa, kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:
1. Käännöksen laatu ja käännöskumppanin asiantuntemus
Kääntäjiä ja käännöstoimistoja on monenlaisia. Valitse vaatimuksiasi ja tarpeitasi vastaava käännöskumppani. Automaattiset käännösohjelmat ovat oiva apuväline, mutta parhaimmillaankin ne voivat kääntää tekstin vain sanasta sanaan. Ammattitaitoiset kääntäjät osaavat paitsi kääntää halutun tekstin, myös huomioida esimerkiksi aihealueen terminologian, kohde- ja lähtökielien kulttuuriset vivahteet sekä tekstilajin ja kirjoittamisen sävyn.
2. Hinta ja aikataulu
Sovi etukäteen käännöspalvelun hinnoitteluperiaatteista ja aikataulusta. Hinnoittelun tulisi olla selkeää ja läpinäkyvää. Käännöstyön hintaan vaikuttavat mm. työn kiireellisyys, käännettävä kielipari, käännöstyön koko sekä käännettävän tekstin tai asiakirjan aihepiiri, käyttötarkoitus ja vaativuus. Kerromme käännöstyön hinnan muodostumisesta lisää blogikirjoituksessamme Käännöspalvelut yrityksille – laatu, nopeus ja kustannukset.
3. Luottamus, tietoturva ja muut ”näkymättömät” asiat
Käännätätpä millaista materiaalia tahansa – ja varsinkin jos käännätät luottamuksellisia asiakirjoja – varmista, että käännöskumppanisi huolehtii asianmukaisesta tietoturvasta ja on tarpeen tullen valmis allekirjoittamaan salassapitosopimuksen. Laadukkaassa käännöstoimistossa huolehditaan asiakkaalle suoraan näkyvien asioiden lisäksi myös esimerkiksi asianmukaisesta tietoturvasta, ohjelmistojen asianmukaisuudesta ja ajantasaisuudesta sekä työntekijöiden kouluttamiseen liittyvistä asioista, jotka eivät asiakkaalle näy, mutta jotka toimivat kivijalkana käännöstoimiston luotettavalle, laadukkaalle ja tietoturvalliselle toiminnalle.
4. Suositukset ja referenssit
Kuten missä tahansa hankinnassa, myös käännöspalveluita hankkiessa kannattaa kysyä suosituksia sekä tutustua käännöstoimiston referensseihin ja asiakasarvosteluihin. Voit myös soittaa käännöstoimistoon ja kysyä lisätietoja.
5. Kysy ja keskustele
Kysy rohkeasti käännöstoimistolta mieltäsi askarruttavista asioista ja kerro tarpeistasi ja toiveistasi.
5. Käännöskumppanuus ja yhteistyön jatkuvuus
Jos tarvitset käännöspalveluita toistuvasti, pitkäaikainen yhteistyö saman käännöstoimiston kanssa voi tuoda merkittäviä etuja. Vakiintunut käännöskumppanuus säästää usein aikaa, vaivaa ja rahaa pitkällä aikavälillä, kun esimerkiksi käytettävä terminologia ja tilaajan toiveet tulevat kääntäjälle tutuiksi.
Miten käännöstoimeksianto etenee?
1. Tarpeen määrittely, tarjouspyyntö ja tilaus
Kun käännökseen liittyvät tarpeet on määritetty, pyydä tarjous muutamalta potentiaaliselta käännöstoimittajalta ja valitse niistä tarpeisiisi sopivin. Vahvista tilaus sekä sovi hinnasta ja aikataulusta kirjallisesti (esim. sähköpostilla). Jos käännöstoimistossa on ennakkomaksukäytäntö, vahvista tilaus suorittamalla maksu.
2. Asiakirjan toimitus kääntäjälle
Lähetä käännettävä asiakirja käännöskumppanille sovitulla tavalla ja sovitussa tiedostomuodossa, useimmiten PDF-tiedostona, Word-dokumenttina tai skannattuna kuvana. Varmista, että materiaali on selkeää ja että kaikki sivut ja tarvittavat osat ovat mukana (esim. leimat ja allekirjoitukset virallisissa asiakirjoissa).
3. Käännöstyö ja laadunvarmistus
Kääntäjä tekee käännöksen ja varmistaa, että se vastaa alkuperäistä asiakirjaa. Laadukkaissa käännöstoimistoissa ainakin yksi henkilö, esimerkiksi käännöskoordinaattori, kääntäjän lisäksi tarkistaa käännöksen. Auktorisoiduissa käännöksissä kääntäjä liittää leimansa ja allekirjoituksensa käännökseen.
4. Käännöksen toimitus ja hyväksyntä
Saat käännöksen sovitulla tavalla ja sovitussa tiedostomuodossa (esim. PDF-muodossa sähköpostitse ja/tai paperiversiona postitse). Tarkista käännös huolellisesti ja varmista, että kaikki tiedot ovat oikein. Jos havaitset virheitä tai haluat tarkennuksia, voit pyytää korjauksia. Jos käännöstyötä ei ole laskutettu ennakkoon, saat laskun ilmoittamaasi laskutusosoitteeseen.
Lukuvinkki: Mitä käännöstoimistolta voi odottaa?
